prioriteitenmatrix - 2 assen urgentie en belangrijkheid

De prioriteitenmatrix houdt je scherp

Generaal Eisenhouwer gebruikte hem al in de jaren ’50 en effectiviteitsgoeroe Stephen Covey bouwde er een hele theorie omheen: De prioriteitenmatrix. De prioriteitenmatrix helpt je focus aan te brengen in je takenpakket. Dit gebeurt aan de hand van de assen urgentie en belangrijkheid. En dat is voor de meeste mensen geen overbodige luxe. Want wie laat zich niet verleiden door de persoon die het hardste roept of de klus die je stiekem het leukste vindt. In dit artikel uitleg over de Prioriteitenmatrix en hoe deze jou gaat helpen effectiever te worden.

De assen urgentie en belangrijkheid

Eerst maar eens de assen langslopen.

Urgentie

De prioriteitenmatrix is een 2 dimensionale matrix met de assen urgentie en belangrijkheid. Op de as van urgentie heb je 2 smaken: Moet het nu of kun je het plannen. Daarbij geldt dat nu ook echt NU is. Staat het huis in brand, ligt de website plat of word je gevraagd over 10 minuten aan de directie je nieuwe idee te pitchen. Kortom, op die momenten moet je alles uit je handen laten vallen. Hoef je de taak niet direct op te pakken dan kun je het plannen. Daarbij geldt dat je het kunt plannen voor dezelfde dag tot over een hele lange tijd.

Belangrijkheid

Om te weten voor wanneer je het moet plannen is het belangrijk om ook naar de tweede as te kijken, belangrijkheid. Belangrijkheid kent ook 2 smaken: belangrijk en niet belangrijk. Een toevoeging hierbij is dat het gaat om wat belangrijk voor JOU is. Om jouw doelen te behalen. Is de taak belangrijk voor je dan moet je hem zeker oppakken. Is de taak niet belangrijk om jouw doelen te behalen dan moet je je afvragen of je hem wel op moet pakken.

De assen in de prioriteitenmatrix combineren

Op basis van de assen vinden we 4 kwadranten:

prioriteitenmatrix - 2 assen urgentie en belangrijkheid
  1. Belangrijk en urgent: Hier moet je direct op anticiperen. Laat al het andere uit je handen vallen.
  2. Belangrijk en niet urgent: Hier zitten jouw belangrijkste taken in. Deze plan je zorgvuldig zodat je er de tijd voor hebt en op tijd kunt leveren.
  3. Onbelangrijk en urgent: Deze taken zijn wel belangrijk, maar niet om jouw doelen te behalen. Probeer deze taken te delegeren.
  4. Onbelangrijk en niet urgent: Hier zitten vaak de afleidende zaken. Kletsen over het weekend, doelloos surfen. Alhoewel deze dingen belangrijk zijn om even te ontspannen, probeer ze toch te minimaliseren.

Hoe pas jij de Prioriteitenmatrix toe

  1. Bepaal je doelen

Het allerbelangrijkste bij het bepalen van prioriteiten is dat je weet wat je doelen zijn. Pas dan weet je wat jouw belangrijkste taken zijn (en ook wanneer een taak belangrijk is voor iemand anders).

  • Schrijf je taken uit

Om de Prioriteitematrix goed te kunnen toepassen is het belangrijk dat je al je taken uitschrijft. Gebruik daarvoor een to-do applicatie of gewoon Excel. Vind je het fijner om even niet met de computer bezig te zijn dan is het uitschrijven van je taken op post-its ook een goede manier. Voordeel daarvan is dat je heel snel met taken kunt schuiven. Nadeel is dat als je de taken georganiseerd wilt uitvoeren je ze toch weer in een online tool moet invoeren. Je neemt je offline versie toch iets minder makkelijk mee.

  • Schrijf op waar je afleidingen liggen

Denk even terug wat je de afgelopen dagen hebt gedaan wat niet in je takenlijstje staat. Denk hierbij aan bijpraten met collega’s, zoeken op internet naar je volgende vakantie of een boodschapje doen die je gister vergeten bent.

  • Begin met het vullen van de kwadranten

Als je al je taken en afleidingen opgeschreven hebt kun je ze gaan plotten in je matrix. Als het goed is zitten er weinig taken in het eerste kwadrant en zitten de voor jou belangrijkste taken in het tweede kwadrant. In het derde kwadrant zitten de taken die jou afleiden van je doelen en je dus eigenlijk moet delegeren. In het vierde kwadrant zitten de taken waarmee je zoveel mogelijk moet stoppen.

En dan over tot actie!

Als je eenmaal de prioriteitenmatrix hebt gevuld ben je er nog niet. Sterker nog, dan begint het pas. Je zult nu actie moeten ondernemen. Neem nog heel even de tijd om je niet meteen op de urgente belangrijke zaken te storten. Tenminste zolang je huis niet in de brand staat en een belangrijke klant boos voor je kantoor staat. Begin eerst de belangrijke, niet urgente zaken te plannen. Je weet dan wat je de komende tijd te doen staat en je kunt je stakeholders informeren zodat de verwachtingen helder zijn. Daarna delegeer je de zaken uit het kwadrant 3 en dan komt het moment dat je je stort op de crisissituaties. Los deze goed op en daarna kun je je richten op het halen van jouw doelen. Door je zo min mogelijk met de voor jou minder belangrijke zaken bezig te houden zul je merken dat je meer tijd over houdt om je op je doelen te richten. Je wordt effectiever en houdt meer tijd over voor jezelf!

Herken jij dit?

Herken jij de tijd die jij besteed aan taken die voor jou minder belangrijk zijn en je afleiden van je doelen? Hoe ben je hiermee omgegaan en heeft de prioriteitenmatrix van Covey en Eisenhouwer jou geholpen? Laat het me weten in de reacties.

Vorig artikel
5 seconden regel
In actie komen

In 5 seconden in actie komen! Word succesvol.

Volgend artikel
pomodoro techniek persoonlijke effectiviteit
Time management

De Pomodoro techniek: Hoe een rode tomaat helpt!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *