getting things done

Getting things done: meer doen, minder stress

Getting things done is de methode van David Allen om overzicht te krijgen in je alsmaar groeiende takenlijst, tegelijkertijd productief te blijven en dat met minder stress. Dat klinkt goed. Maar hoe pas jij deze theorie nu voor jou effectief toe? Ik leer het je hier!

De basisgedachte van de Getting things done methodiek

Onze hersenen zijn fantastisch in denken, maar ontzettend slecht in het onthouden van zaken. Bedenk maar eens hoeveel moeite jij hebt om overzicht te houden op al je taken terwijl je bezig bent met een belangrijke klus. Daarom heeft David Allen Getting things done bedacht. Deze methodiek gaat uit van 3 basisgedachtes:

  1. Verzamel alles wat aandacht van je vraag en leg dit vast. Zo krijg je rust in je hoofd en kun je gefocust zijn op hetgeen waarmee je bezig bent.
  2. Bij elke taak bedenk je wat de volgende actie is
  3. Bij elke actie bedenk je wat het gewenste resultaat is

De workflow van Getting things done

Getting things done gaat uit van een workflow die uit 5 hoofdstappen bestaat. Deze stappen staan uitgewerkt in het officiële stroomdiagram (klik op het diagram om deze te openen) dat David Allen heeft opgesteld. Bij de verschillende stappen bepaal je per taak hoe je ermee verder gaat. Hieronder licht ik je de stappen toe.

1. Verzamel alles

getting things done takenlijstDe eerste stap in Getting things done is het verzamelen van alles wat je moet doen. Maak je hoofd leeg, pak al je post-its en takenlijstjes en ga je inbox door. Net zo lang totdat je alles hebt gevonden wat je moet doen. Bewaar het vervolgens op 1 centrale plek. Dat kan een schrift zijn, maar misschien net zo makkelijk in een to-do app. Het handige aan een app is dat je de taken vaak kunt ordenen door ze te schuiven. Daarmee kun je ook makkelijk schuiven in de prioriteit.

Tip: Ik gebruik zelf de tool Kanbanflow. Dit is een gratis tool waarin je al je taken kwijt kunt, kunt prioriteren en schuiven tussen de verschillende stappen. Probeer deze tool zeker even uit.

De 2 minuten regel

Een ding is heel belangrijk bij het vastleggen van je taken in de Getting Things Done methodiek. Kost een taak minder dan 2 minuten doe het dan meteen. De gedachte daarachter is dat als je het in die tijd kunt doen het zonde is om het op te schrijven. Dat kost meer tijd. Er is 1 belangrijke uitzondering op deze regel. Ben je met iets bezig waarbij je je moet concentreren stop daar dan niet mee, maar schrijf het toch even snel op. Ga daarna verder met hetgeen je bezig was en pak de taak later op.

2. Maak je hoofd leeg

Verzamel niet alleen alle taken die je nog moet oppakken, maar schrijf ook alles op wat je bezighoudt. Als je hoofd leeg is kun je je beter focussen. Schrijf daarom niet alleen je taken op maar ook je gedachten. Een goede manier om dat te doen is gebruik te maken van een mindmap. Hierin kun je je gedachten ordenen.

Tip: Zorg er altijd voor dat je iets bij je hebt om notities te maken. Zo blijft je hoofd leeg voor de taak waarmee je bezig bent en zorg je ervoor dat je het niet vergeet. Dit kan een ouderwets notitieboekje zijn of een app in je telefoon.

3. Koppel je taken aan omgevingen en projecten

Bedenk bij elke taak wat de ideale uitkomst is. Is het onderdeel van een project of is het een losstaande taak. Ook kan het zijn dat er eerst input van iemand anders nodig is voordat je met de taak aan de slag kunt.

Maak een lijst met projecten en contexten. Een context is een manier om het taak op te lossen. Bijvoorbeeld door iemand te bellen. Aan het eind van deze stap heb je een lijst taken, samengevoegd per project en de context die daarbij hoort.

Pak daarna de telefoon en los achter elkaar alle taken op die met de telefoon plaatsvinden. Doe dit vervolgens ook met e-mail en alle andere contexten die jij nodig hebt om je taken af te ronden.

4. Een keer/misschien en de Tickler file

Als je zaken tegenkomt die je ooit nog eens wilt oppakken zet je ze op een aparte lijst. Dit is de een keer/misschien lijst. Zo hoef je er niet steeds aan te denken en gaan je goede ideeen niet zomaar verloren. Voor zaken die je later op wilt pakken en zelfs al een concrete datum voor hebt kun je gebruik maken van een zogenaamde Tickler file.

Een Tickler file is een soort agenda. Dit kan op papier of digitaal. Zet alle taken waar een specifieke datum bij hoort op die agenda. Elke dag kijk je welke taken er voor die dag op staan en die gaan in je todo lijstje van die dag. Zo weet je ook zeker dat je deze zaken niet vergeet.

5. Wachten op

Vaak kun je niet verder omdat je moet wachten op iemand. Dat kost je vaak veel energie omdat je niet verder kunt, maar wel steeds aan de taak blijft denken. Getting things done heeft daar een oplossing voor. Zet alle taken waarbij je op iemand wacht ook op een aparte lijst. Zo is het uit je hoofd en weet je van wie je allemaal nog iets moet ontvangen. Jij vergeet niets meer, en kun de aanleverende partij tijdig aanspreken om te leveren wat je nodig hebt. Heb je een concrete datum afgesproken zet dit dan in je agenda of in je Tickler file.

6. Wat is de volgende actie

getting things done volgende actieEen van de essentiële elementen uit de Getting Things Done methodiek is het bedenken wat de volgende actie is. Er is namelijk niets meer frustrerend dan projecten die maar blijven duren omdat niemand de volgende stap neemt. David Allen zegt dan ook: bedenk bij elke taak wat de volgende praktische actie is die je dichterbij jouw ideale uitkomst brengt. De volgende actie is nooit abstract, maar juist heel concreet.

De volgende actie is dus nooit “een rapportage maken”, maar “een rapportage maken voor Hans”. Zo weet je ook dat je hem met iemand gaat delen en dus ook moet afstemmen wat er in de rapportage moet komen. Zo krijg je de meeste voortgang in je projecten.

7. De wekelijkse review

Om de Getting Things Done methode optimaal te laten werken moet je het systeem bijhouden. Minimaal 1 keer per week kijk je je hele systeem door. Leeg je inbox, en organiseer je projecten, gedachten, contexten en categorieën.  Ten eerste zorg je ervoor dat je alles bijwerkt en je inbox helemaal leegmaakt. Ten tweede zorg je ervoor dat elke actie een gewenste uitkomst heeft en dat er een volgende actie voor elk project is gedefinieerd.

Getting things done in je inbox

Maak je gebruik van Gmail of Outlook dan kun je Getting Things done ook toepassen. In een uitgebreid artikel van Dan Silvestre legt hij uit hoe je de structuur en stappen van GTD ook hier kunt toepassen. Zo heb je al heel snel een opgeschoonde inbox en word jij weer een stuk effectiever.

Heb jij ervaring met Getting Things Done?

Heb jij al ervaring met het inzetten van de methode van David Allen? Laat me weten wat voor jou wel en niet werkt. Zo maken we het Getting Things Done systeem weer een stuk efficiënter.